East Kent Hospitals NHS Trust révolutionne la gestion des matelas grâce à la technologie RFID
Fort de son expérience réussie dans le suivi d’équipements médicaux tels que les pompes à perfusion, les moniteurs ECG ou encore les lits, East Kent Hospitals University NHS Foundation Trust (EKHUFT) franchit une nouvelle étape en adoptant la technologie RFID pour gérer un élément essentiel, mais souvent sous-estimé, du parcours patient : les matelas en mousse.
EKHUFT figure parmi les plus grands groupes hospitaliers d’Angleterre. Il fournit des services de soins aigus sur plusieurs sites, dont Queen Elizabeth The Queen Mother Hospital, Kent & Canterbury Hospital et William Harvey Hospital. L’établissement se démarque depuis plusieurs années par son recours précoce et ambitieux aux technologies pour renforcer l’efficacité opérationnelle et la sécurité des patients. Il a d’ailleurs été l’un des premiers au Royaume-Uni à adopter le système de traçabilité des actifs de RFiD Discovery afin de gérer ses dispositifs médicaux.
Le défi
Les matelas en mousse jouent un rôle essentiel dans la sécurité et le confort des patients. Leur gestion à travers trois grands hôpitaux constitue cependant un vrai défi. Chaque matelas doit être inspecté régulièrement afin de prévenir les escarres et de maintenir un niveau d’hygiène irréprochable.
Les réglementations de la CQC (Care Quality Commission) imposent aux établissements de pouvoir prouver la date du dernier contrôle et de démontrer que chaque matelas a satisfait une série de critères de sécurité et de propreté. EKHUFT s’appuyait jusqu’alors sur des vérifications manuelles, avec des résultats inscrits directement sur les housses de matelas. Une méthode peu efficace, variable d’un service à l’autre et dépourvue de toute traçabilité centralisée.
L’identification et la localisation individuelles des matelas posaient également un problème. Les méthodes manuelles, comme le scan de codes-barres, nécessitaient un contact physique ou une visibilité directe, ce qui pouvait représenter un risque lors de la manipulation d’articles contaminés, dégradés ou fortement souillés.
La solution
En collaboration avec RFiD Discovery, EKHUFT a déployé un système de suivi RFID dédié aux matelas, couvrant 1 700 matelas en mousse dans l’ensemble de ses hôpitaux. La solution s’appuie sur l’infrastructure déjà en place pour le suivi des dispositifs médicaux, avec notamment des lecteurs RFID passifs fixes installés dans des zones stratégiques comme la réserve de lits, un trolley RFID utilisé lors des audits dans les services, ainsi que des lecteurs mobiles permettant d’effectuer des contrôles ponctuels dans les espaces plus restreints.
- Chaque matelas est équipe de deux étiquettes RFID passives :
- Une étiquette interne, insérée dans la housse à une extrémité,
- Une étiquette externe en caoutchouc portant le même identifiant unique, fixée à la fermeture éclair via un petit lien.
Ce système à double étiquette maximise les chances de détection par les lecteurs RFID.
Étiquette RFID en caoutchouc fixée à la fermeture éclair
- Lorsqu’un matelas arrive en fin de vie :
- L’étiquette en caoutchouc est retirée au point de mise au rebut,
- Puis déposée dans une poubelle RFID équipée de lecteurs internes.
Poubelle RFID
Le système met ainsi automatiquement à jour les données, retire le matelas de la circulation et génère un historique complet jusqu’à sa mise hors service.
Contrôles annuels des matelas
Chaque année, les équipes soignantes réalisent un contrôle structuré en sept points grâce à une application dédiée sur le lecteur mobile RFiD Discovery.
Le système vérifie automatiquement que le matelas contrôlé correspond bien à son enregistrement dans la base, garantissant une traçabilité fiable.
Inspection des matelas
L’application guide l’utilisateur à travers les étapes d’inspection, qui comprennent l’examen de l’état extérieur, l’intégrité de la mousse interne, la présence éventuelle d’odeurs et la fonctionnalité globale du matelas.
Les résultats sont saisis directement dans le système et transmis en temps réel vers une base de données centralisée.
Module inspection de l'application
Le système permet aussi d’enregistrer le test de réception lors de la livraison de nouveaux matelas, assurant que chaque matelas mis en circulation répond aux normes de qualité et de sécurité dès son arrivée.
Les bénéfices
La mise en place du suivi des matelas par RFiD Discovery a apporté plusieurs avantages clés :
- Conformité et assurance
L’établissement peut désormais fournir des preuves numériques d’inspection et de mise hors service à la CQC ainsi qu’aux auditeurs internes, renforçant la responsabilité et assurant une traçabilité complète. - Sécurité et qualité des soins
La localisation rapide des matelas à contrôler permet de garantir que tous les contrôles sont réalisés dans les délais. Les matelas défectueux ou contaminés peuvent ainsi être identifiés et retirés plus rapidement, réduisant les risques d’infection et d’escarres.
Cette technologie a transformé notre gestion des matelas en mousse. Nous savons désormais que chaque matelas est testé, suivi et correctement entretenu ou retiré du service. Cela nous permet de garantir la sécurité des patients tout en améliorant notre efficacité.
Logiciel RFiD Discovery - Liste de l'ensemble des matelas
- Efficacité opérationnelle
L’automatisation de l’identification des matelas et du suivi de leur mise hors service supprime les tâches de saisie manuelle et allège les charges administratives. La capacité à localiser rapidement les matelas permet également d’améliorer l’efficacité des équipes. - Contrôle des infections
Les lecteurs RFID permettent de scanner et d’identifier les matelas sans contact physique ni visibilité directe - un atout précieux pour le contrôle des infections, notamment lorsqu’il s’agit de matelas souillés. - Visibilité des actifs et planification future
La collecte automatique de données fiables sur l’état des matelas et leur mise hors service offre une vue précise des équipements disponibles, en service ou inutilisables. Ces informations facilitent la planification et contribuent à éclairer les décisions d’achat.
Conclusion
En étendant l’usage du système RFID passif de RFiD Discovery au suivi de biens utilisés au quotidien, comme les matelas en mousse, East Kent Hospitals NHS Trust démontre une réelle capacité d’innovation dans la gestion des actifs hospitaliers. Cette approche renforce la sécurité des patients, garantit le respect des exigences réglementaires et contribue à améliorer sensiblement l’efficacité opérationnelle.
Cette initiative pionnière établit une nouvelle référence dans la gestion des matelas au sein de la NHS et propose un modèle que d’autres organisations de santé peuvent facilement adopter.
