Hôpital Addenbrookes
Gestion de l'inventaire des salles d'opération

L'utilisation de la technologie RFID pour centraliser et rationaliser la gestion de l'approvisionnement des salles d'opération a libéré du temps pour le personnel médical, optimisé la constitution de stocks et réduit le gaspillage dans les hôpitaux universitaires NHS Trust de l'université de Cambridge (CUH).
Dans un hôpital pour malades aigus, la préparation du matériel pour les procédures programmées et d'urgence prend beaucoup de temps pour le personnel médical. Avec 1 000 lits, 61 services et 35 salles d'opération, l'hôpital Addenbrookes (qui fait partie des hôpitaux universitaires NHS Trust de l'université de Cambridge) est l'un des plus gros hôpitaux du Royaume-Uni. C'est pourquoi le CUH (Cambridge University Hospitals) a énormément bénéficié de la mise en œuvre de la technologie RFID dans le domaine de l'approvisionnement des salles d'opération.
Le défi
- Un gros volume de stock était détenu au niveau des salles d'opération, mobilisant des ressources et prenant de la place.
- Il y avait un manque de visibilité sur le taux réel d'utilisation des stocks.
- Le système d'inventaire se reposait sur le personnel des salles d'opération pour rapporter et consigner manuellement l'utilisation des éléments de l'inventaire, ce qui prenait un temps précieux et était enclin aux erreurs et omissions.
- Le personnel médical passait beaucoup de temps à gérer les stocks et préparer le matériel pour les interventions.
La solution
« Cela nous permet de capter précisément le coût de chaque intervention, et en même temps, cela permet au personnel médical de se concentrer sur les soins aux patients. »

Comment ça fonctionne ?
Préparation des commandes
Stock supplémentaire des salles d'opération

Après l'intervention
« Ce processus de retour nous permet de capter le coût total du patient. Il nous permet également d'effectuer un suivi de l'utilisation de ces éléments, afin de nous assurer qu'ils sont bien réapprovisionnés en prévision de leur prochaine utilisation. »
Avantages :
Optimisation des niveaux de stock
L'utilisation de la RFID couplée aux nouveaux processus signifie que le réapprovisionnement des stocks est maintenant mené par la consommation, ce qui veut dire que seuls les éléments utilisés sont réapprovisionnés, et que cela élimine la nécessité de garder un gros volume de stock au cas où.
Réduction des coûts
Avec ces services d'équipement et de recharge, le CUH (Cambridge University Hospitals) a pu réduire les coûts par cas grâce à la réduction du gaspillage et du nombre d'éléments utilisés pour chaque intervention.
"L'adoption de la procédure de préparation d'équipement a contribué à une tendance à la baisse du coût des consommables par cas. Notre analyse montre que le coût par opération a baissé entre 2,5 et 7,4 % dans les services spécialisés où la solution a été déployée en premier, comme en neurochirurgie."
Sécurité des patients
Les retours du personnel médical sont très positifs. La solution de préparation d'équipement centralisée signifie que les praticiens du service bloc opératoire et le personnel infirmier n'ont pas besoin de quitter la zone des salles d'opération tout au long de leur programme quotidien. Cela libère un temps précieux et améliore la sécurité des patients, car le personnel peut se concentrer sur les soins aux patients.
« Lorsque la préparation d'équipement des salles d'opération n'était pas centralisée, le personnel médical passait en moyenne au moins une heure par jour et par salle d'opération à préparer l'équipement nécessaire aux interventions chirurgicales. Bien que nous ne puissions pas chiffrer précisément le temps économisé, cela fait une énorme différence pour le personnel travaillant dans les salles d'opération."
« On gagne beaucoup de temps l'après-midi, quand on a un programme chargé. C'est bien plus facile maintenant, plutôt que de libérer quelqu'un pour préparer les équipements, on a juste besoin d'aller chercher les kits au bout du couloir. »
Gestion de l'inventaire et rapports
La centralisation de la préparation d'équipement a amélioré les processus d'approvisionnement du CUH (Cambridge University Hospitals) et aide énormément pour la standardisation des produits dans tout l'hôpital. De plus, le transfert des opérations transactionnelles de l'équipe médicale à l'équipe approvisionnement ainsi que l'automatisation des procédures appliquées à ces transactions ont entraîné une baisse de 69 % des bons de commande manuels dans les bureaux de direction des salles d'opération.
Gestion de l'inventaire et rapports
Demande de remboursement pour les articles exclus des tarifs
" Avec la mise en place des étiquettes RFID, nous ne dépendons plus uniquement du personnel médical pour enregistrer l'utilisation d'éléments exclus des tarifs, et nous avons donc pu faire la demande de remboursement d'une plus grande proportion des coûts. Alors que de plus en plus de ces produits sont étiquetés avec la RFID, nous nous attendons à ce que nos déclarations s'améliorent encore davantage, économisant ainsi les précieuses ressources du NHS Trust."
Préparation à la conformité GS1
La mise en œuvre d'une identification de produit unique constitue un pas en avant vers la préparation de la mise en conformité réglementaire requise par le Département de la Santé. D'ici 2019 / 2020, cette réglementation exige de chaque établissement de catégorie NHS Trust qu'il adopte les normes GS1 dans des domaines allant de l'identification des patients au rappel de produits en passant par la gestion des dossiers médicaux ou l'approvisionnement.
Et après ?
« Pour certains kits, nous avons un taux de retour de 100 % de certains éléments pendant une période donnée. Nous sommes donc convaincus qu'ils peuvent être éliminés des futurs kits pour gagner du temps et rendre le processus encore plus fluide. »

Le futur
« Actuellement, nous n'effectuons le suivi des éléments qu'en programmant l'identification des éléments du stock sur les étiquettes que nous apposons. Avec la mise en œuvre des normes GS1, nous pourrons effectuer le suivi d'implants spécifiques avec un numéro de série pour créer un processus totalement passif qui associera les implants aux patients, ce qui serait considéré comme une référence en matière de sécurité des patients."
« Cela nous aiderait à accroître notre niveau d'exactitude dans la capture des éléments exclus des tarifs, et ainsi réduire le risque financier pour le NHS Trust de ne pas recevoir tous les revenus auxquels nous avons droit. »