La pandémie du COVID-19 a mis sous pression un système hospitalier qui était déjà fragilisé. Alors que les délais d’attente pour les opérations chirurgicales étaient déjà longs dans certaines régions, la crise a vu de nombreuses opérations annulées et repoussées.
Il devient de plus en plus important pour les hôpitaux de trouver des solutions pour pouvoir continuer à prodiguer les soins nécessaires à leurs patients dans des délais acceptables tout en étant rentable.
La technologie RFID peut faciliter la gestion de l'inventaire des blocs opératoires et permettre au personnel médical de gagner du temps et ainsi de se concentrer sur le traitement des patients, tout en optimisant la gestion des stocks et en réduisant le gaspillage.
Dans tout hôpital, la préparation du matériel pour les opérations chirurgicales qu’elles soient programmées ou en urgence prend beaucoup de temps. La centralisation de cette tâche et le recours aux dernières technologies d'identification, telles que la RFID, pour simplifier les processus peuvent permettre au personnel des blocs opératoires de consacrer plus de temps aux soins des patients, permettant ainsi d’augmenter potentiellement le nombre d’opérations possibles par jour.
Parallèlement, ne pas disposer de la totalité ou bien d'une partie du matériel nécessaire à la réalisation d'une opération peut entraîner des retards et conduire à des annulations ou des retardements de dernière minute.
Un processus structuré, basé sur les technologies d’identification, permettant de rassembler tout le matériel nécessaire à une opération (kitting) peut éliminer l'erreur humaine et réduire le risque de se retrouver avec le mauvais matériel. Cela permet de s'assurer que tous les articles nécessaires sont facilement disponibles afin d'éviter les retards et de garantir le respect des plannings.
Tout en améliorant l'efficacité, la technologie RFID utilisée pour centraliser la gestion des stocks des blocs opératoires peut permettre aux hôpitaux de réduire considérablement leurs coûts en diminuant la quantité des stocks tampons et les pertes.
Comment fonctionne le « kitting » centralisé d'un bloc opératoire ?
Les équipements des blocs opératoires sont conservés dans une salle de stockage centrale au lieu d'être dispersés dans différents services.
Le matériel requis pour chaque type d'opération est saisi dans le système sous forme de listes standard de picking.
Le personnel du chargé de la préparation du matériel télécharge la liste relative à chaque type d'opération sur un lecteur RFID portable qui indique où se trouve chaque article dans le magasin central.
Les matériels et consommables sont ensuite scannés et ajoutés à un bac de manutention spécifique à chaque patient pour créer les "kits" de chirurgie, qui sont ensuite conditionnés et livrés au bloc opératoire dans le service requis.
Tant que tous les articles requis n'ont pas été collectés et scannés, le système empêche automatiquement la validation du bac. Cela permet d'améliorer la sécurité des patients en garantissant que l’intégralité du matériel nécessaire à l’opération est disponible en cas de besoin.
Afin d'enregistrer toute utilisation d’équipements et consommables supplémentaires provenant du stock local du bloc opératoire, le personnel clinique n'a qu'à ajouter les emballages vides qui sont équipés des étiquettes RFID ou de codes-barres dans le bac de manutention avec les autres matériels.
Après chaque opération, les bacs de manutention sont renvoyés aux magasins où les étiquettes RFID sur les emballages sont scannées par l'équipe centrale d'inventaire. De cette manière, tous les consommables utilisés lors d’une opération peuvent être comptabilisés. Ceux qui n'ont pas été utilisés sont remis en rayon, permettant ainsi d'enregistrer le coût global du matériel utilisé lors de l'opération et de réapprovisionner correctement le stock.
Etude de cas
Un hôpital au Royaume-Uni a réalisé un gain de temps significatif après avoir mis en place une solution "kitting" centralisée basée sur la RFID pour la préparation des opérations chirurgicales. L’hôpital prépare environ 100 à 120 kits par jour pour les opérations programmées et 50 autres pour les urgences.
Avant la mise en place de cette solution, le personnel clinique passait en moyenne une heure par jour et par bloc opératoire à préparer le matériel nécessaire aux opérations, ce qui lui faisait perdre du temps précieux.
Grâce à cette solution, le personnel médical peut maintenant se concentrer sur les soins aux patients grâce au temps économisé à chercher et préparer les différents matériels et consommables nécessaires pour chaque opération.
Réduction du gaspillage, réduction des coûts
Pour réduire le gaspillage, tous les kits des blocs opératoires sont standardisés. Par exemple, en neurochirurgie, il existe environ 400 procédures différentes. La direction du personnel médical a jugé que, généralement, 12 kits de procédures différents sont requis pour chaque opération.
Cela a permis à la clinique de réaliser des économies considérables en termes d'espace et de coûts puisque la plupart des articles sont conservés dans un magasin central permettant de réduire l'immobilisation de capitaux dans les stocks.
Calcul des coûts pour chaque patient
Une fois que l'intervention médicale est terminée, les bacs de manutention sont retournés au magasin central. Chaque bac contient l'étiquette RFID spécifique au patient, tous les emballages utilisés, y compris ceux des articles de grande valeur provenant du magasin du bloc opératoire, ainsi que l'ensemble des éléments non utilisés. Tous ces éléments non utilisés sont scannés pour être remis en stock et renvoyés au magasin.
Ce processus permet à l'hôpital de comptabiliser le coût total pour chaque patient et au personnel de retracer l'utilisation de chaque article afin de s'assurer qu'il est réapprovisionné en fonction des besoins futurs.
En outre, la mise en œuvre de la solution de gestion d'inventaire pour les blocs opératoires a permis à l'hôpital de réduire le coût de chaque opération.
La solution de gestion d’inventaire pour les blocs opératoires de RFiD Discovery représente un moyen rentable et efficace de soutenir le bon déroulement des opérations chirurgicales en veillant à ce que les dispositifs nécessaires à chaque opération se trouvent au bon endroit et au bon moment.
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